RENDEZVÉNYSZERVEZÉSI KOORDINÁTOR

A leendő kolléga feladatai közé tartozik:

• Nemzetközi konferenciák, workshopok és szakmai események szervezésének támogatása;
• Rendezvényekhez kapcsolódó beszerzési és adminisztratív folyamatok koordinálása;
• Kapcsolattartás szállodákkal, rendezvényhelyszínekkel, utazási szolgáltatókkal és egyéb partnerekkel;
• Külföldi vendégek, előadók és kutatók utazásának és szállásának szervezése;
• Hivatalos meghívók, tájékoztatók és kapcsolódó dokumentumok elkészítése;
• Belső egyeztetések koordinálása a különböző igazgatóságok és szervezeti egységek között;
• A rendezvényekhez kapcsolódó dokumentációk, határidők és folyamatok nyomon követése.

Fontos tudni, hogy a rendezvényszervezésnek csak egy része maga az esemény. A munkakör jelentős része alapos előkészítő és utókövető feladatokból áll, így azok érzik magukat igazán jól ebben a szerepben, akik a precíz háttérmunkát is ugyanolyan fontosnak tartják, mint a rendezvények operatív lebonyolítását. 

Kit keresnek?

Olyan munkatársat keresnek, aki:

• Legalább 1–2 év szakmai tapasztalattal rendelkezik rendezvényszervezési, koordinációs vagy projektadminisztrációs területen;
• Főiskolai vagy egyetemi végzettség;
• Magabiztosan kommunikál tárgyalási szinten angol nyelven szóban és írásban;
• Jól szervezett, precíz és megbízható;
• Egyszerre több feladatot és határidőt is képes kezelni;
• Szívesen dolgozik nemzetközi környezetben;
• Kezdeményező, proaktív szemléletű, ugyanakkor csapatjátékos;
• Kulturáltan és professzionálisan kommunikál partnerekkel és vendégekkel.

Amit kínálnak:

• Stabil, hosszú távú munkalehetőség egy folyamatosan fejlődő nemzetközi akadémiai szervezetnél;
• Változatos és felelősségteljes munkakör;
• Nemzetközi szakmai kapcsolatrendszer és inspiráló tudományos környezet;
• Cafeteria;
• Ingyenes nyelvtanulási lehetőség;
• Kiemelkedő szakmai rendezvényeken és konferenciákon való részvétel;
• Modern munkakörnyezet Budapest egyik legszebb részén, a Városmajor közelében.

Munkaidő: 

A munkaidő beosztása a rendezvényekhez és az aktuális feladatokhoz igazodhat, de a munkaidőkeret átlagában a napi 8 órás / heti 40 órás munkavégzésnek kell teljesülnie.

Munkavégzés helye: 12.kerület Budapest

A munkakör alapvetően irodai jelenléthez kötött, ugyanakkor a rendezvények jellegétől függően időszakos utazásra és esetenként esti vagy hétvégi munkavégzésre is számítani kell.

Gyakori kérdések:

• Évente hozzávetőlegesen 60–70 rendezvény megszervezésében vesz részt a csapat, amelyek mérete a kisebb szakmai eseményektől egészen a 200–300 fős nemzetközi konferenciákig terjedhet.
• A rendezvények mintegy 70%-a Budapesten kerül megrendezésre, ugyanakkor a fennmaradó események Magyarország más városaiban, illetve Európa különböző országaiban valósulnak meg. Ennek megfelelően a munkakör rendszeres utazással járhat, ezért fontos, hogy a leendő kolléga nyitott legyen az utazásra és komfortosan mozogjon a repülővel történő közlekedés során is.
• A nyári időszak jellemzően csendesebb, ilyenkor több a pihenő és kevesebb az aktivitás. Szeptembertől egészen tavasz végéig azonban intenzív, aktív időszak következik.

JELENTKEZÉS

Ha szívesen dolgoznál egy olyan szervezetnél, ahol a nemzetközi tudományos élet meghatározó szereplőivel kerülhetsz kapcsolatba, és fontos számodra a magas szakmai színvonal, a szervezettség és a folyamatos fejlődés, várjuk jelentkezésedet.

A jelentkezéssel elfogadod a Beck and Partners Kft. adatvédelmi tájékoztatóját.